En un horari laboral molt ocupat, pot ser difícil esgarriar el temps no només per dinar, sinó també per a un descans de cinc minuts. Treballar en mode d’emergència no només comporta fatiga física. S’acumulen molèsties psicològiques que poden provocar depressió. Per això, és necessari organitzar de manera competent la jornada laboral per aconseguir fer tasques sense hiperesforços.
Matriu de gestió del temps: com construir-la
El mitjà més popular per optimitzar el temps de treball és la matriu Eisenhower. Això és el primer que s’ensenya a compensar en els entrenaments sobre gestió del temps. En una simple taula de quatre cel·les, les tasques s’escriuen, dividides per prioritat. Al quadrat superior esquerre: urgent i important. Això inclou la resolució de moments laborals de crisi aguda, tasques urgents, projectes els terminis s’acosten. A la part superior dreta: qüestions importants, però no tan urgents. Es tracta de planificar nous projectes, avaluar l’eficàcia dels acabats, tasques quotidianes actuals, identificar noves àrees d’activitat. La cel·la inferior esquerra: tasques menys importants, però urgents. Això inclou converses telefòniques, algunes reunions, consideració de materials urgents, activitats socials. I l’última cel·la inferior dreta: no importa ni és urgent. Això és un treball rutinari, algunes trucades, entreteniment.
Es considera que la jornada laboral més efectiva és la que s’omple al màxim la casella superior dreta, amb assumptes importants, però no urgents. Això vol dir que hi ha temps per completar totes les tasques assignades, tot va segons el pla, no es preveu cap emergència. Si el quadrat superior esquerre està ple, vol dir que moltes tasques s'han posposat "per més endavant", i ara heu de netejar el munt acumulat de qüestions urgents i molt importants. Al mateix temps, s’acumulen coses importants, però no urgents, que també s’han de fer, però no hi ha temps per a això. I, després de completar l’emergència, es forma el següent pel fet que els primers casos no urgents s’han acostat fa temps als terminis per a la seva implementació.
Per evitar aquest desenvolupament d'esdeveniments, és necessari compilar la matriu Eisenhower periòdicament i no només en un dia laborable. Els gestors més efectius ho fan diverses vegades. A finals de mes, el següent, distribuir les tasques principals a les cel·les. Al final de la setmana: la següent, escampant el treball actual a les places i fent ajustos. I abans d’acabar la jornada laboral, la següent, elaborar un pla d’assumptes primaris. Aquesta distribució de responsabilitats trigarà de cinc a deu minuts i us permetrà no desgastar el cervell sobre quines coses heu de fer primer i quines - més tard.
Crunch constant: què fer?
Si les coses s’amunteguen i s’acumulen i les vuit hores del treballador no són suficients per dur a terme totes les funcions, val la pena considerar la delegació d’autoritat. Potser s’han establert massa tasques que un empleat no pot ocupar. Val la pena aclarir aquesta situació a la direcció. Per fer-ho, heu de fer una llista de tasques amb subelements: el que heu de fer per completar la tasca. Millor encara, programa el temps dedicat. Això demostrarà clarament al cap que no és realista fer front a tot el volum de treball d’una persona. En aquest cas, part de les tasques es poden eliminar del gestor i transferir-les a un altre empleat.
