Tot i que ja hi ha informadors electrònics i sintetitzadors de veu que us permeten automatitzar la comunicació amb clients i clients, la professió de despatxador encara és molt demandada. El despatx telefònic és una posició responsable i important en moltes empreses relacionades amb el transport de passatgers i càrrega.
Per a què serveixen els despatxadors?
El despatx que respon les trucades telefòniques dels clients, pren les seves comandes i els informa que és un important enllaç i intermediari entre els clients i els proveïdors de serveis. El seu funcionament depèn de la qualitat del servei i de si el client tornarà a recórrer a aquesta empresa.
La majoria d’empreses que operen en l’àmbit del transport de passatgers i càrrega utilitzen programes especials o bases de dades elementals que es mantenen mitjançant fulls de càlcul en la feina del servei d’enviament. El despatx, entre les tasques del qual també s’assessora els clients sobre plans tarifaris, etc., acceptant una comanda, l’introdueix a la base de dades, formant una aplicació electrònica i connectant així el sistema d’alerta del conductor. El que assumeix l'execució de l'ordre també s'introdueix a la base de dades. El despatx està obligat a supervisar l’estat de la comanda, mantenint-se en contacte tant amb el client com amb el conductor, ha d’estar preparat per reaccionar davant de circumstàncies de força major en qualsevol moment i prendre immediatament una decisió per substituir el conductor o rebutjar la comanda.
Les responsabilitats d’un despatx de càrrega són molt més àmplies. Ha de buscar comandes i descàrregues al territori controlat, incloses les internacionals. Amb aquesta finalitat, ha de buscar una gran quantitat d'informació a Internet i fer nombroses trucades. Per evitar que els cotxes de la companyia es moguin buits en el transport interurbà, és necessari trobar una comanda, negociar amb el client i, fins que es lliuri la càrrega a la destinació, estar constantment en contacte amb el conductor i el client, exercint un control operatiu.
Requisits del despatxador
No hi ha requisits especials per al nivell d’estudis en aquesta professió, però qualsevol despatxador necessitarà un bon coneixement dels conceptes bàsics de l’alfabetització informàtica, així com algunes qualitats personals, sense les quals simplement no hi ha res a fer en aquesta professió. Aquests trets de caràcter inclouen una bona capacitat d'aprenentatge, atenció i escrupolosa, responsabilitat i resistència a l'estrès. A més, el treball d’un despatx que es comuniqui constantment amb la gent requerirà una parla competent i una bona dicció, la capacitat de presentar informació breument i lògicament. L’alta eficiència i una posició activa a la vida, així com la capacitat de controlar-se i de mantenir-se sempre educat i benèvol, al mateix temps que poden aturar converses i disputes innecessàries, no perjudicaran.
