No hi ha cap formulari generalment acceptat per a aquests documents com a tals, però és desitjable complir els requisits generals derivats de la pròpia lògica de la comunicació empresarial. Per tant, des de les primeres línies de qualsevol missatge hauria de quedar clar a qui s’adreça, de qui, sobre quin tema i com contactar amb l’autor. Tot això simplificarà la tramitació del document i la transferència de propietat. Això vol dir que augmentarà les possibilitats d’una resposta positiva.
Necessari
- - un ordinador;
- - editor de text;
- - impressora o correu electrònic.
Instruccions
Pas 1
La primera línia de la carta ha d’incloure com a mínim el nom de l’organització. Idealment, hauria de ser una persona específica amb un nom i un títol, però, en principi, no és necessari. En qualsevol organització, descobriran la competència de la qual sol·liciteu la qüestió i la transmetran a qui se suposa.
Fins i tot si dirigiu un missatge a la primera persona, no és un fet que algú el llegeixi per si sol. El més probable és que signi pels subordinats.
Pas 2
Indica qui ets. Si sol·liciteu el nom d'una organització, és millor fer servir capçalera i indiqueu la vostra posició i el vostre nom complet a la vostra signatura. En el cas que actuï com a persona privada, el cognom, el nom i el patronímic en la seva totalitat i l'adreça seran suficients. Per a un contacte més urgent, podeu especificar el vostre número de telèfon, adreça de correu electrònic i altres mètodes de comunicació.
Pas 3
A l’encapçalament de la part substantiva de la vostra carta, especifiqueu a quin tipus pertany: una sol·licitud d’informació (si demaneu resposta a determinades preguntes), una queixa, una reclamació o una carta de queixa (aplicable si es tracta d’una infracció de els seus drets per part dels representants de l’organització, en particular del consumidor), oferta (inclosa l’oferta comercial). També és possible l'opció "apel·lar".
A la línia següent, és recomanable indicar el tema de la carta, formulant breument la seva essència: què voleu demanar, les accions, els empleats de quina unitat organitzativa considereu il·legal, etc.
Quan envieu una carta per correu electrònic, no us oblideu també el camp "Assumpte" amb aquest propòsit. Al cap i a la fi, depèn del seu contingut si es llegeix o es mata la carta.
Pas 4
Digueu-li al destinatari què us ha motivat exactament a contactar-hi. Si es tracta d’un incident, indiqueu totes les seves circumstàncies: quin tipus d’accions realitzades contra vosaltres considereu il·legals, quines disposicions de la llei contradiuen, segons el vostre parer.
Si oferiu alguna cosa, formuleu l’essència de la proposta, concentreu-vos en els avantatges que el destinatari pot obtenir d’acceptar-la, els vostres punts forts són importants.
Si demaneu aclariments a una organització estatal, n’hi ha prou amb fer referència a la Constitució i a la llei "Sobre el procediment per examinar les apel·lacions dels ciutadans de la Federació Russa".
En general, actuar segons les circumstàncies.
Pas 5
Indiqueu l'essència del que esteu demanant (al cap i a la fi, aquest és el propòsit pel qual està escrit el vostre missatge): les mesures que espereu i creieu que són suficients per fer realitat els vostres drets, enumereu les preguntes que voleu rebre una resposta a, etc.
Si la carta està relacionada amb una situació de conflicte i s’adreça a l’organització-culpable, no serà superflu enumerar les mesures en cas de rebre una negativa sense motivació o ignorar la carta. Per exemple, presentar una demanda i demanar una indemnització per dany moral.
Pas 6
Subscriu-te al final. Si sol·liciteu com a persona privada, la firma (en format paper) i la data són suficients. Si, com a representant de l'organització, caldrà indicar la posició i el cognom amb les inicials.
