Les característiques de construir un diàleg empresarial constructiu depenen de la situació en què es desenvolupi i dels objectius que s’estableixin. En qualsevol cas, haureu de plantejar-vos prèviament les preguntes i respostes a l’interlocutor i, encara més, a l’auditor.
Instruccions
Pas 1
Avui dia, els auditors són extremadament rars per ser inesperats. Molt sovint, avisen amb antelació de la seva visita o fins i tot tenen un horari d’arribades, setmanal o mensual. Sabent el dia en què arribarà el xec, prepareu amb antelació tots els papers necessaris i poseu-los en un fitxer separat.
Pas 2
Feu un cop d'ull als documents preparats. Presteu atenció als llocs qüestionables. També poden plantejar preguntes als auditors. Torneu a refer els documents amb antelació o penseu a què respondreu exactament. Anoteu tots els arguments en un tros de paper i proporcioneu-los informació addicional.
Pas 3
Quan arribi l’auditor, pregunteu quin tipus d’ajut necessita. És possible que necessiteu papereria, paper, bolígraf. O un ordinador amb accés a Internet. Parlar educadament i amablement. Tant vosaltres com ell realitzem les seves funcions oficials, on no hi ha lloc per a les emocions.
Pas 4
Pregunteu a l’auditor si és necessària la vostra presència. Potser ho pot fer tot sol. En sortir, assegureu-vos de deixar el vostre número de telèfon de contacte: mòbil i laboral, perquè l’auditor sempre pugui contactar-vos.
Pas 5
Si l'auditor té preguntes, responeu-les amb claredat, sense desviar-vos del tema. Ningú no necessita detalls superflus. A més, la informació addicional pot provocar una nova comprovació, que s’allargarà durant molt de temps.
Pas 6
Quan parleu amb l'auditor, presteu atenció a les preguntes que li faci. Què li interessa més i què suscita dubtes. Prepareu documents per a la vostra propera visita en funció de la informació rebuda.
Pas 7
Si no podeu respondre a la pregunta de l'auditor, poseu-vos en contacte amb el vostre supervisor. O demaneu temps per preparar informació. En cap cas, no heu de dir a l'auditor "No ho sé". Això pot generar incertesa sobre la vostra competència.
Pas 8
En una conversa, intenteu no utilitzar termes específics relacionats, per exemple, amb la producció, que potser no resulten familiars per a l'auditor. O descodificar-los immediatament.
Pas 9
Mantingueu-vos tranquil i útil i responeu clarament a les preguntes. A continuació, construireu un diàleg constructiu i crearà una base de relacions benèvoles mútuament beneficioses per al futur.
