En les grans organitzacions, la majoria dels visitants solen obtenir la informació que necessiten de la secretaria. Quina impressió de comunicació deixarà el subdirector? El client voldrà tornar a trucar? La persona interessada rebrà respostes exhaustives a les seves preguntes? Per tenir confiança en les qualitats positives del secretari, heu de preparar-vos de manera responsable per a la primera reunió i organitzar i dur a terme una entrevista amb competència.
Instruccions
Pas 1
El secretari és la cara de l’empresa. En primer lloc, avaluar l’aspecte del sol·licitant. Al cap i a la fi, no debades diuen que són rebuts per la seva roba, però que els escolta la ment. El bon aspecte i la benvinguda d’un secretari pot ajudar molt a aconseguir el contracte que necessiteu o a negociar les properes negociacions. Si teniu la vostra pròpia "imatge", intenteu escoltar la vostra intuïció. Si aproveu el càrrec d’una persona que us provoca contradiccions internes, probablement serà difícil treballar amb ell, perquè el secretari no només és la cara de l’empresa, sinó també la mà dreta del gerent. Tanmateix, no aproveu immediatament algú que us agradi amb un aspecte brillant i bell. Una imatge bonica es pot avorrir ràpidament i els papers romandran sense muntar.
Pas 2
Durant la conversa, escolteu atentament: la secretària es comunicarà amb els clients, realitzarà converses telefòniques i redactarà cartes. El seu discurs hauria de ser competent, els finals consistents i el to benèvol. Presteu especial atenció a la presència de les paraules anomenades paràsites en la parla. Si el monòleg del sol·licitant està ple de "això significa" innecessari, "per dir-ho així", "bé", "bé", és probable que no assoleixi l'absència d'aquestes expressions en un entorn empresarial. L'ús de l'argot i l'argot es considera inacceptable, tret que permeti que la conversa faci un curs informal.
Pas 3
Demaneu al secretari que escrigui el dictat. Per tant, comproveu tres qualitats importants alhora: velocitat d’impressió, alfabetització d’escriptura i coneixements informàtics personals. Comet deliberadament errors estilístics i observeu la reacció del sol·licitant. Si aconsella educadament la forma més adequada de construir una frase, marqueu-la amb un "plus".
Pas 4
Estudieu detingudament el currículum del secretari. Presteu atenció a feines anteriors, pregunteu al sol·licitant sobre els motius de la seva sortida. Una persona educada i intel·ligent mai no parlarà imparcialment d’un antic líder, ni llançarà fang a l’equip ni parlarà dels seus propis errors. La resposta més acceptable que podeu escoltar és un desajust en les expectatives salarials. Destaqueu les paraules clau del text del currículum i de la història de l’interlocutor: puntualitat, ordre, resistència a l’estrès, sociabilitat, educació. Recordeu que el secretari és sovint el nexe d’unió entre els diversos departaments de l’organització; tant l’estat d’ànim del gerent com la comoditat, l’ambient amable i l’ordre a tota l’oficina poden dependre de les seves qualitats professionals i personals.
