La gestió del temps és la regla de l’autoorganització prioritzant les llistes de tasques. Hi ha diferents maneres d’autoorganitzar-se i depenen de qui sou: líder, intèrpret o gestor de “nivell mitjà”. Aquest article se centrarà en la gestió del temps per als executius.
Un líder, autònom, emprenedor autònom, pren decisions de manera independent i en té la responsabilitat personal, per la qual cosa és important establir prioritats, establir objectius i ser capaç de delegar allò que no requereixi la seva participació personal.
Tècniques de gestió del temps per a un gerent:
Sistema ABC
Compilació de la llista de tasques prioritzades. Les qüestions de la prioritat A són molt importants. Els assumptes prioritaris "B" només són importants i, després, "C" no són assumptes importants. Totes les tasques de la llista es realitzen per ordre de prioritat i no podeu passar al grup següent fins que no completeu les tasques de l'anterior. Amb aquesta llista de tasques al final del dia o l’endemà, és fàcil analitzar el temps dedicat a fer les coses més importants i el temps perdut a la resta. El sistema ABC és ideal per a la planificació del dia a dia.
Matriu Eisenhower
L’essència d’aquesta matriu és que les activitats i activitats es divideixen en els grups següents:
- "Urgent i important". Primer s’han de fer.
- "Important però no urgent". Són fets i projectes que ens promouen, en els quals podem desenvolupar-nos. Cal fer aquestes coses sistemàticament, triguen molt de temps. És possible distreure’s d’un assumpte important però no urgent només per a un assumpte urgent i important (1).
- "Urgent però no important". Això és tot el que ens distreu dels assumptes importants. Aquests casos no ens aporten cap benefici; la seva implementació s’ha de delegar tant com sigui possible.
- "No és urgent i no té importància". El millor és no fer aquestes coses fins que siguin "urgents i importants" o "importants però no urgents".
La matriu Eisenhower és adequada per a la planificació diària o mensual.
Un altre truc de gestió del temps del cap -
Boston Matrix
Utilitza dos criteris:
- Benefici (ara el negoci és rendible?);
- Perspectiva (el cas és prometedor?). Això significa que no hi ha cap benefici immediat del projecte, però és possible en el futur.
I, en funció de les respostes a aquestes preguntes, els projectes es divideixen en categories:
- Un projecte que és rendible i en desenvolupament és la categoria Star.
- Un projecte que requereix molta mà d’obra per obtenir beneficis futurs és la categoria Problema Infantil. Potser no tindrà cap sentit en el futur de "Difficult Child", però si tot surt, obtindrà super resultats i es convertirà en una nova "estrella".
- Projectes que aporten beneficis, però que no tenen perspectives - "Vaques en efectiu".
- Projectes - "Gossos". Aquests projectes suposen un gran esforç, però no tenen opcions de desenvolupament i no aporten beneficis.
Seguint el principi de la matriu de Boston, s'hauria de prestar l'atenció principal als projectes: "Stars", de "Dogs", que rebutgem totalment. Si el "Nen Difícil" es converteix en un "Gos", també hauria de ser abandonat. Els projectes Cash Cows reben tanta atenció com requereixen, però no més. Les vaques en efectiu també es poden convertir en gossos i tractar-les en conseqüència.
