En algunes organitzacions, hi ha moments en què el comptable en cap marxa per qualsevol motiu. Llavors, el gerent en contracta un de nou. Naturalment, abans de començar a treballar, un nou empleat ha d’acceptar els documents. L'ordre d'aquest procediment no es fixa enlloc, però, tot i així, cal tenir-ne cura. Com podeu acceptar la documentació sense fer-vos mal?
Instruccions
Pas 1
Primer heu d’obtenir informació sobre qui lliurarà els documents. Hi ha casos en què el comptable en cap ja no és al lloc de treball, tot haurà de ser pres del cap o del comptable en cap adjunt. En absència d’un empleat que treballa prèviament, teniu dret a no signar el certificat d’acceptació. Està compost en qualsevol forma.
Pas 2
Després, el cap de l'empresa ha de dictar una ordre per al nomenament d'un nou comptable en cap. L'ordre també hauria d'especificar a partir de quin moment assumireu les funcions del comptable en cap, per exemple, tindreu dret a signar, etc.
Pas 3
També us heu de familiaritzar amb les dades de l’ordinador, comparar-ne algunes amb portadors de paper, per exemple, amb un llibre de vendes. Després, aclariu quines dades heu d'introduir.
Pas 4
De vegades passa que hi ha algunes dades a la base de l'ordinador, però completament diferents en paper. El saldo es compila completament des del "sostre". En aquest cas, tot això s’ha de discutir amb el gestor, ja que la restauració de la base suposa un procés molt llarg i costós. Acceptaria el vostre cap pagar-vos una bonificació per això? En qualsevol cas, cal advertir sobre possibles problemes amb les autoritats fiscals, en cas contrari, tots els "bigwigs" poden volar contra vosaltres.
Pas 5
Una solució excel·lent seria si, abans de deixar el comptable en cap, passés una auditoria, però, per regla general, els administradors no tenen pressa per dur-la a terme.
Pas 6
El document que s’utilitza en la transferència de casos és l’acte d’acceptació i transferència. Enregistra tots els noms dels documents, el nombre de carpetes, registres, revistes, l’estat de la base de dades a l’ordinador i altres.
Pas 7
Si la campanya és nombrosa i compta amb tota una plantilla de comptables, no és adequat transferir absolutament tots els documents, per exemple, si hi ha un comptable que només es dedica als sous, no val la pena transferir la documentació de pagament.
Pas 8
Les funcions del comptable en cap són mantenir registres de gestió, fiscal i comptable, presentar informes. D’això se’n desprèn que només cal transferir aquells documents que són responsabilitat del comptable en cap. Per descomptat, podeu familiaritzar-vos amb altres documents, per dir-ho d’alguna manera, per a la vostra tranquil·litat.
Pas 9
També us heu d’assegurar de familiaritzar-vos amb el manteniment de la base monetària, és a dir, comproveu les dades, assegureu-vos que estiguin disponibles i consulteu l’estat del talonari, compte corrent. A més dels comptables, el caixer ha de signar l’acte de recepció i transmissió de documents sobre transaccions monetàries.
Pas 10
Cal acceptar tots els documents dels darrers 5 anys. En el cas que l’organització no realitzi cap control in situ durant 3 anys, haureu de revisar amb molta cura els documents d’aquest període. Si es detecten errors, corregiu-los, si cal, envieu declaracions actualitzades. Però feu-ho tot notificant la situació al cap de l’organització.
