Els documents són una part integral de qualsevol documentació en una empresa o organització, independentment de si és privada o pública. Els documents s’omplen, s’ordenen, s’envien, s’accepten, etc. Si hi ha diversos documents, simplement és necessari elaborar un registre; això no només simplificarà la feina dels empleats i altres categories de treballadors (economistes, comptables, etc.), sinó també dels empleats d'altres organitzacions, si accepten documents que envieu.
Instruccions
Pas 1
Recopileu els documents necessaris d’una categoria, és a dir, documents relacionats amb un tipus (confirmació dels costos de producció, documents d’acceptació / venda, etc.). Recolliu documentació administrativa per separat: ordres, decrets, ordres. Ordeneu-los segons l’autoria (ordres del cap de l’organització, ordres dels caps de departament, etc.).
Pas 2
Creeu carpetes per emmagatzemar documents ja ordenats i arxiveu-ho tot en ordre cronològic. Feu un inventari de cada carpeta. Doneu-los un número d’inventari.
Pas 3
Creeu una taula basada en els documents amb els camps adequats, dividint el full en columnes i files. Signeu les columnes segons la finalitat del document i la seva funcionalitat. Al mateix temps, recordeu que el registre ha de contenir informació completa sobre els documents, de manera que, per una raó o altra, no haureu d’obrir el document en si mateix una i altra vegada i estudiar-lo per una o altra raó. Així, per exemple, el registre de documents que confirmen les despeses ocasionades ha de contenir les columnes següents: número del document, nom, contingut del document, import i marca a la devolució del document.
Pas 4
Al seu torn, el registre de documents dels accionistes de JSC, JSC, etc. ha d’incloure les dades necessàries per a la identificació de totes les persones inscrites al registre, la fixació dels seus drets sobre accions, sobre la recepció d’ingressos per accions de persones inscrites al registre, recopilació de dades sobre tots els propietaris d’accions, així com informació sobre la recepció per part de ells de tota mena de notificacions sobre reunions i altres esdeveniments.
Pas 5
Heu de tenir en compte que, en el moment de compilar un registre de documents per a la vostra comoditat i rapidesa de cerca, és necessari mantenir tots els registres en ordre cronològic.
Pas 6
Només si el registre de documents es compila correctament, no haureu de dedicar més temps a cercar, podreu trobar de forma ràpida i senzilla el paper que necessiteu, enviar la sol·licitud o la notificació necessària i simplement fer la vostra feina amb alta qualitat.
