La majoria de les organitzacions tenen documents emmagatzemats durant dècades. Per evitar que els vostres valors es perdin o s’arruguin, arxiveu-los a carpetes de plàstic o taulers durs. Abans de fer-ho, assegureu-vos d'assignar el seu propi número a cada contracte. Això farà que sigui més fàcil trobar-lo quan sigui necessari.
Instruccions
Pas 1
Per trobar fàcilment el contracte adequat, feu un llibre comptable. Agafeu un quadern gruixut i quadrat. Numereu el primer full. Doneu un número a la seguretat i escriviu-lo en aquest diari. El número només pot consistir en números, per exemple, 345. O bé té lletres - 123-ID. A més, introduïu la data en què es va concloure el contracte. La línia de la revista hauria de ser la següent: 1. Contracte núm. 345-Id de data 2011-03-23. A les notes, indiqueu l’essència de la transacció, si ho requereix l’estil de documentació corporatiu.
Pas 2
Quan hi hagi més d'una entitat jurídica a l'organització, prepareu el seu propi diari de contractes per a cadascuna. Utilitzeu símbols convencionals per a la designació. Per exemple, escriviu els documents de LLC "Three Bears" com a 456-TM. I marqueu els contractes de OJSC "Llop i Caputxeta Vermella" 876-VKSH. Els números haurien d’anar en llibretes per tal que no hi hagi confusió.
Pas 3
Fins i tot si cada divisió de l’empresa es dedica a l’execució i aprovació de documents, hi hauria d’haver un llibre de comptabilitat dels contractes. En cas contrari, es repetiran els números de documents, cosa que farà discordar les activitats de l’empresa. Indiqueu al secretari o al gerent d’oficina que guardi aquest diari. No doneu als empleats un segell ni signeu amb el CEO fins que no se li hagi assignat un número d'identificació.
