La taula de plantilla és un document intern que conté una llista de divisions estructurals i el nombre d'unitats de personal assignades. Al mateix temps, per a cada unitat de personal, es determina el nom del lloc, l’especialitat, la professió amb una indicació de qualificacions. Es tracta d’un document relacionat amb els formularis unificats de documentació comptable principal, que s’emplena d’acord amb el formulari unificat núm. T-3 i s’aprova mitjançant l’ordre corresponent.
Instruccions
Pas 1
La taula de personal la desenvolupen empleats del departament de personal, comptabilitat, planificació i departament econòmic o jurídic en nom del cap de l'empresa. Si cal, la responsabilitat d’elaborar-la es pot assignar a un empleat concret, sobre el qual s’elabora una comanda separada. La taula de personal no és vàlida sense la seva aprovació per l'ordre corresponent, com ho demostra la inscripció del seu primer full: "Aprovat per ordre" que indica el número i la data de la comanda.
Pas 2
La taula de personal s’aprova, normalment a principis de l’any natural, i és efectiva des del primer dia del mes per facilitar la nòmina, que canvia amb la seva introducció. Per ordre del cap, s’aproven tots els canvis que s’hi fan.
Pas 3
Si no s’han fet canvis o han estat menors, no es requereix una nova aprovació anual, en aquest cas n’hi ha prou amb emetre només una llista de canvis com a apèndix a la taula de personal.
Pas 4
L'ordre del cap, que aprova la taula de personal, no pot contenir la part constatativa, ja que no calen explicacions ni motius addicionals per a la introducció de la taula de personal. Pot començar immediatament amb les paraules "Ordeno", i el text només indica que el quadre de personal està aprovat amb una plantilla de tanta gent i amb tals tals fons salarial mensual.
Pas 5
Si hi ha certes raons que requereixen la introducció d'una nova taula de personal, en aquest cas s'han de reflectir a la part determinant de l'ordre.
Pas 6
L'ordre ha de ser signada pel cap de l'empresa o una persona autoritzada a signar-la. Les dates en què es va elaborar, aprovar i entrar en vigor la taula de personal solen ser diferents. La data de la seva introducció, després de la qual va entrar en vigor, sempre és posterior a les dates de la seva preparació i aprovació.
