Al llarg de les seves activitats, moltes empreses envien els seus empleats a viatges de negocis. Sembla que res complicat: només l’empleat va fer una tasca i va tornar-ne. Però fins i tot un esdeveniment tan senzill requereix un procés de documentació força voluminós.
Necessari
- - certificat de viatge
- - assignació de serveis
- - ordre de viatge de negocis
- - informe previ
- - informe del treball realitzat
Instruccions
Pas 1
Completeu una tasca de treball per a l'empleat que detalli l'objectiu i el moment del viatge de l'empleat. Normalment, aquesta tasca l’elabora el cap de la unitat estructural on treballa l’empleat que fa un viatge de negocis. A continuació, signeu aquesta tasca amb el cap de l'empresa, ja que és ell qui pren la decisió posterior sobre la conveniència d'aquest viatge de negocis.
Pas 2
Prepareu una comanda de viatge dels empleats. Aquesta ordre sol ser emesa pel cap de l'empresa, sobre la base d'una assignació de treball presentada pel cap de la unitat estructural. Familiaritzeu l’empleat que realitza un viatge de negocis amb aquesta Ordre contra la signatura.
Pas 3
Emetre un certificat de viatge de negocis per a l’empleat, basat en l’ordre de viatge de negocis. Aquest certificat indica l’hora d’arribada de l’empleat al lloc de destinació i l’hora de sortida d’aquí. Segons aquestes marques, després del retorn de l’empleat, es calcula el temps real dedicat a un viatge de negocis i es calcula l’indemnització de viatge.
Pas 4
Doneu un avançament a l’empleat per les despeses de viatge. Aquestes despeses inclouen el pagament de dietes, viatges, lloguer d’allotjament, etc. Les despeses diàries s’abonen a l’empleat per cada dia d’estada de viatge de negocis, així com per tots els dies que passa al viatge. Si un empleat és enviat en un viatge de negocis dins del país, aquest avanç es paga en la moneda nacional i, si és a l'estranger, en la moneda del país on viatja.
Pas 5
Elaborar un informe sobre el treball realitzat, basat en els resultats del retorn de l’empleat d’un viatge de negocis. Aquest informe mostra la quantitat de treball realitzat per l’empleat durant el viatge i també mostra les despeses reals del viatge, incloses les dietes de manutenció. Els documents originals s’adjunten a aquest informe, com ara: bitllets de viatge, justificants de pagament de l’hotel, etc. A continuació, en comparació amb els imports concedits a l’empleat en forma d’avanç, es recalculen els costos: es retiren els fons excedents o es retornen les despeses excessives. L'empleat ha de familiaritzar-se amb les dades de l'informe sobre el treball realitzat contra la signatura.
