L’empresari pot familiaritzar-se amb el calendari de vacances dels seus empleats de diverses maneres. Molt sovint, els serveis de personal emeten un full de coneixement especial o omplen la darrera columna del document.
Una de les responsabilitats de qualsevol empresari és la familiarització oportuna dels empleats amb els actes locals emesos a l’empresa i relacionats directament amb les seves activitats. L’incompliment d’aquesta obligació pot comportar responsabilitats administratives, així com crear problemes addicionals en les relacions amb els empleats. És per això que els directius i els serveis de personal de les empreses informen els treballadors d’aquests documents contra la signatura, cosa que també està recollida en la legislació laboral. Un dels actes locals del tipus designat és el calendari de vacances dels empleats, per al qual es poden utilitzar dos mètodes: elaborar un full de coneixement separat o recollir signatures dels empleats directament al mateix horari.
Elaboració d’un full de familiarització dels empleats
Crear un document independent anomenat full de coneixement és una forma universal de comunicar informació sobre l’horari de vacances als empleats. Aquest tipus de notificació l’utilitzen la majoria d’organitzacions i la tasca principal del full de coneixement és obtenir confirmació per escrit dels empleats que han llegit el document. Per això, aquest document es pot elaborar en qualsevol forma, però ha d’indicar els detalls de l’horari de vacances de l’any natural corresponent, així com els noms dels empleats, i recollir les seves signatures personals. Els cognoms i les signatures se solen col·locar en forma de taula, cosa que simplifica l’organització del procediment de familiarització amb els actes locals.
Recollida de signatures dels empleats en el calendari de vacances
Alguns departaments de recursos humans prefereixen recollir signatures dels empleats sobre la familiarització amb el calendari de vacances directament en aquest document. La forma del calendari de vacances s’unifica, però, per tal de notificar-ho a l’empleat, sovint s’utilitza l’última columna no reclamada d’aquest document, que s’anomena "Nota". Atès que totes les dades de cada empleat de l’horari, així com les dates d’inici i finalització de les seves vacances el proper any natural en aquest acte local, ja s’han desglossat en línies separades, la signatura personal a l’última columna de la corresponent line confirma automàticament el fet que l’empleat està familiaritzat amb el document. Aquest mètode de comunicació d’informació no està prohibit enlloc, però s’utilitza amb relativa freqüència.
