Per a un empleat novell, el disseny de la correspondència entrant pot ser una prova de força. Tanmateix, tan bon punt el procés es divideix en passos simples i entenedors, esdevé una part poc visible de la jornada laboral.
Instruccions
Pas 1
Tots els documents rebuts per l’organització s’han de registrar el mateix dia, independentment de com hi arribin (per correu electrònic, missatgeria, fax, etc.). Els correus electrònics s’han d’imprimir i els missatges de telèfon han de ser gravats.
Pas 2
La columna # 1 del diari indica la data de recepció de cada document. Columna 2: el seu número de registre. El número s’assigna per ordre de recepció i cada any natural comença per un. A continuació, es comprova cada document lliurat: si es va lliurar correctament, si el paquet està intacte. Si no està marcat "en persona", s'obre el sobre o la bossa i es comprova el contingut. Si hi ha un inventari, ho comproven. Si falten alguns dels documents especificats, heu de redactar un acte adequat i posar una nota al diari de correspondència entrant a la secció "Notes". El nombre de fulls amb fitxers adjunts s’indica a la columna núm. 3.
Pas 3
El tipus de correspondència s’introdueix a la columna núm. 4. Pot ser una sol·licitud, un informe de conciliació, una carta, un certificat, un telegrama, una notificació, etc. Les dues columnes següents indiquen el remitent i el número de sortida de la carta.
Pas 4
A la columna núm. 7 s’ha d’indicar un resum de l’enviament. Per exemple, “Sobre la prestació d’un certificat sobre el deute d’AA Ivanov. banc "o" Sol·licitud de recàlcul de sous de VV Sidorova ".
Pas 5
A continuació, es lliura la correspondència als destinataris i, després de rebre la resolució, s'introdueix a la columna núm. 8, indicant als dos executors següents i el termini per a l'execució del document. Les notes indiquen que el document s'ha executat i on s'ha arxivat.
