L'eficiència del treball de tot un departament o divisió dependrà de com s'organitzin racionalment les activitats del gerent. Independentment de l’especialització i les característiques de la producció, hi ha diversos punts que s’hauran de treballar.
Instruccions
Pas 1
Presteu atenció a l’organització del lloc de treball del gestor. Per al treball normal, necessiteu una taula i una cadira còmodes, un ordinador amb el programari instal·lat. També necessiteu un telèfon amb accés a línies internes i externes. És necessària una impressora, una fotocopiadora i altres equips d’oficina en els casos en què el treball d’un gestor estigui associat a una gran quantitat de documentació.
Pas 2
Cal subministrar a l’empleat material d’oficina. Pot ser un diari, diversos jocs de paper (escriptura, autoadhesius, etc.), bolígrafs, calculadores, etc. Per treballar la documentació i la correspondència de forma ràpida i eficaç, cal pensar en la manera d’emmagatzemar papers: per categoria, per ordre alfabètic, per urgència, etc. L'arxiu ha d'estar format per diversos prestatges i, si cal, les carpetes de documents s'han d'estructurar i catalogar. La correspondència urgent es pot emmagatzemar a l’escriptori en una safata especial.
Pas 3
Cal aprendre a dur a terme converses telefòniques de la manera més eficaç i ràpida possible. Per fer-ho, el gestor hauria de tenir un servei d’atenció al client (sempre hauria d’estar a l’abast de tots els telèfons necessaris (és convenient utilitzar un ordinador per a això, on s’emmagatzemarà tota la informació addicional sobre els contactes). Abans de fer una trucada, heu de planificar-la, avaluar el tema i escriure preguntes. Estalvia temps del gestor redirigint les trucades al secretari.
Pas 4
S’ha de prestar una atenció especial a la preparació de les reunions realitzades pel gerent: el nombre de persones no ha de superar les 10, s’ha de guardar l’acta i s’ha de definir clarament la durada de la reunió.
Pas 5
Els principis de gestió del temps són aplicables a l'organització de les activitats d'un gerent a qualsevol nivell. Una planificació acurada de la jornada laboral, on tots els esdeveniments estan programats per minuts, permetrà estalviar una quantitat important de temps i aconseguir resultats elevats.
Pas 6
Un gerent ha de ser capaç de parlar bé, de manera que assistir a diversos seminaris, formacions i cursos no només ampliarà els seus horitzons, sinó que també l’ajudarà a aprendre a ressaltar el més important del seu discurs. El coneixement de la psicologia permetrà al gerent trobar ràpidament un llenguatge comú amb subordinats i col·legues.
